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Email书写体例

日期:2019-11-18 11:22 来源: 电子邮件 范文

  

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  Email书写格式_行政公文_工作范文_实用文档。电子邮件书写的格式 一、收件人 ? 仔细确认收件人地址是否正确,以免错发邮件 ? Cc(抄送)人数降至最低,避免造成不必要的垃圾邮件 ? Cc(抄送)功能:让相关人员参考,如团队中其他人员; 让相关人

  电子邮件书写的格式 一、收件人 ? 仔细确认收件人地址是否正确,以免错发邮件 ? Cc(抄送)人数降至最低,避免造成不必要的垃圾邮件 ? Cc(抄送)功能:让相关人员参考,如团队中其他人员; 让相关人员知晓,如您的直接主管等 二、主题 ? 邮件必须要有主题,主题是邮件的“身份标识”。 ? 主题应该简单,明确且具描述性,或是与内容相关的主 旨大意概括邮件内容,使收件人只要看到主题就知道邮 件的内容。(一般不超过 35 字) 三、正文 正文内容简洁、美观、易懂,力求简明扼要,并求沟通 效益。 ? 称谓+礼貌用语 如:***(名字)您好! ***经理(名字+职位),您好! ***先生(女士),您好! ? 内容 字体:一般选择宋体、黑体; 字号:可事先设臵文字大小,一般选择:10—12 号字; 正文内容编排原则: 要事第一, 结论在前,分析在后,使用收信人容易接 受的口吻陈述内容; ? 电子邮件内容,附件说明; ? 结尾套语:如祝您顺利!工作愉快!致礼!等。 四、签名 签名主要包括:部门(职务)、公司、地址、电话、传 真、E-Mail 等书写时应将内容归类,一般不超过 5 行,对于 电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿。 签字文字应选择与正文文字匹配,简体中文或者英文,字体 应比正文字体小一些。 五、附件 要上传附件的文件文档: ? 附件体积不能太大。如无特殊情况,附件体积尽可能控 制在 5M 以内,大于这个数字的,通过 FTP 或者是网络 空间传送。 ? 附件最好都打一下包,因为某些邮件收发程序和防火 墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能 包含破坏性代码的 exe,doc,jpg,js,scr 等等格式 的附件。 ? 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密,发给客 户的重要信息一定要加密,密码必须在 6 位以上,且必 须是大小写字母,数字,特殊字符组合。密码不可以写 在邮件中,可以通过其他方式(如电话)通知客户。 六、发送前的注意事项 电子邮件发送前应仔细检查收件人,抄送人,主题,所 添加的附件等是否正确无误,正文内容是否清晰合理,标点 符号是否遗漏等,如果客户端有多个电子信箱,还要确认所 使用的的邮件服务器是否正确,不要混淆了内部信箱和外部 信箱。 七、回复邮件 忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者,都是不 好的网际行为,因为发信人通常会焦虑地等待回信,甚或怀 疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看 出正确的收信者,应迅速转送出去。若无法辨认,也应即刻 回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮 件时,称号和署名也是必要的。

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